Das Business Process Management unterstützt Dich dabei, die Effizienz Deines Unternehmens zu verbessern und die Arbeitsmoral Deiner Mitarbeitenden zu steigern.
BPM: Eine Definition
Das Business Process Management (BPM), zu Deutsch Geschäftsprozessmanagement, analysiert Prozesse in einem Unternehmen ganzheitlich. Als organisatorische Disziplin ermöglicht es Unternehmen, alle Prozesse aus der Vogelperspektive zu betrachten und bei Bedarf anzupassen.
Eine Software unterstützt dabei, Prozesse digital zu erfassen und zu modellieren, wie sie in
verschiedenen Szenarien funktionieren. So lassen sich Schwachstellen identifizieren und
Maßnahmen zur Optimierung einleiten.
Anschließend hilft eine Überwachung durch die Software dabei, die Prozesse kontinuierlich
weiterzuentwickeln. Die digitale Erfassung der Prozesse stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen. So können die Prozesse von verschiedenen Verantwortlichen gemeinsam genutzt und bearbeitet werden. Ergeben sich Änderungen am Arbeitsplatz, können notwendige Maßnahmen in Echtzeit eingeleitet werden.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Bevor wir darauf eingehen, warum BPM von Bedeutung ist, ist es zunächst wichtig zu verstehen, was ein Geschäftsprozess ist. Dabei handelt es sich um eine Reihe von strukturierten Schritten oder Aufgaben, die es Teams ermöglichen, ihre Ziele zu erreichen. In der Regel werden Prozesse von mehreren Beteiligten entworfen, um sicherzustellen, dass alle Schritte realistisch abgebildet werden.
Wichtige Bestandteile eines Geschäftsprozesses:
Aufgaben: Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
Rollen: Welche Personen übernehmen welche Aufgaben und welche Rolle haben sie?
Zeit: Wie viel Zeit benötigt ein Prozess, um abgeschlossen zu werden?
Freigabe: Wer gibt die Aufgaben im Prozess frei?
Ein Geschäftsprozess schafft somit Transparenz im gesamten Unternehmen. Denn alle
Mitarbeitenden wissen, welche Aufgaben zu wann und von wem erledigt werden müssen. Das Management kann zudem nachvollziehen, inwiefern die Prozesse dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Damit dies auch gelingt, ist das Business Process Management unentbehrlich.
Warum ist gezieltes Business Process Management wichtig?
Aufgrund der fortschreitenden digitalen Transformation ist es notwendig, Geschäftsprozesse im Blick zu behalten. Denn die Folge von Aufgaben und Aktivitäten trägt dazu bei, spezifische Unternehmensziele zu erreichen. Sind Prozesse jedoch nicht mehr zeitgemäß, können sie ineffektiv oder ineffizient werden. Dadurch können sich Ausgaben erhöhen, da sich beispielsweise Fehler einschleichen oder mehr Zeit für Aufgaben benötigt wird.
Mithilfe des Geschäftsprozessmanagements kannst Du Verbesserungspotenziale erkennen und umsetzen. So lassen sich beispielsweise manuelle Arbeiten automatisieren, Projektziele anpassen oder Fehler reduzieren. Dadurch gestaltest Du Prozesse effektiver, sodass sie weniger Zeit in Anspruch nehmen. Zudem bleibt Dein Unternehmen flexibler und reaktionsfähiger bei Veränderungen. Das kann dazu beitragen, Deine Produkte oder Dienstleistungen zu verbessern.
Welche Vorteile bringt BPM Deinem Unternehmen?
Ein gezieltes Business Process Management kann sich positiv auf verschiedene
Unternehmensaspekte auswirken:
Verbesserte Zusammenarbeit: Die Digitalisierung von Prozessen mithilfe von BPM hilft dabei, Barrieren zwischen Abteilungen und Mitarbeitenden im Homeoffice abzubauen. Selbst wenn sich die Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten befinden, wissen alle genau, was ihre Aufgaben sind und wie der Stand des jeweiligen Prozesses ist. Aufgrund der Verwaltung aller Prozesse an einem Ort entfallen lange E-Mail-Ketten.
Reduzierte Kosten: Das Geschäftsprozessmanagement unterstützt Unternehmen dabei, die Produktivität zu steigern. Gleichzeitig hilft es dank seiner cloudbasierten Lösung, die Kosten von teuren Vor-Ort-Lösungen zu senken. Das kann Unternehmen zu mehr Flexibilität verhelfen, ohne hohe Kosten zu verursachen.
Verbesserte Verwaltung: Aufgrund der zunehmenden Remote-Arbeit ist es für Unternehmen wichtig, Aufgaben und Workflows digital verfolgen zu können. BPM trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben – ganz ortsunabhängig.
Gesteigerte Motivation: Die bessere Transparenz, größere Flexibilität und das Vertrauen in die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden können langfristig dazu beitragen, die Motivation und Arbeitsmoral zu steigern.
Welche Arten von Geschäftsprozessmanagement gibt es?
Das Ziel von BPM ist es, Prozesse zu verbessern. In einem Unternehmen gibt es zahlreiche,
verschiedene Geschäftsprozesse, die teilweise unterschiedliche Methoden des Business Process Management erfordern. Ein Überblick hilft Dir dabei, die passende Art des Geschäftsprozessmanagements für Deine Prozesse zu finden.
Human-centric Business Process Management
Wie der Name bereits vermuten lässt, stehen beim Human-centric BPM der Mensch und seine Fähigkeiten im Fokus. Dieser Ansatz soll dazu beitragen, Mitarbeitende so gut es geht zu entlasten. Daher werden Prozesse möglichst einfach und verständlich dargelegt. Bei Bedarf werden in Echtzeit Hilfestellungen geboten. Zu diesen Geschäftsprozessen zählen zum Beispiel die Einstellung neuer Mitarbeitender oder die Kreativarbeit. Beide lassen sich nicht vollständig automatisieren.
Document-centric Geschäftsprozessmanagement
Diese Art des BPM eignet sich für die Optimierung von Workflows und ist für die Genehmigungen bestimmter Dokumente ausgelegt. Das können beispielsweise Seiteninhalte, Rechtsdokumente oder andere Schriftstücke sein, die eine rechtliche Prüfung benötigen.
Integration-centric BPM
Das Integration-centric Business Process Management konzentriert sich darauf, verschiedene
Anwendungen und Tools miteinander zu verknüpfen. So wird eine zentrale Informationsquelle geschaffen. Mitarbeitende müssen dadurch während ihrer täglichen Arbeit zwischen weniger verschiedenen Programmen wechseln. Informationen werden zugänglicher – für einen nahtlosen Datenfluss. Ein Beispiel für diese Art des Geschäftsprozessmanagements ist die Integration von Marketing- und Vertriebstools in CRM- und Marketing-Automatisierungsplattformen.
Business Process Mangagment implementieren: Schritt für Schritt
Das BPM mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Doch in nur wenigen Schritten gelingt Dir die Verwaltung von Geschäftsprozessen – einfach und effektiv.
Prozess abbilden und modellieren: Im ersten Schritt entwirfst Du einen idealen Prozess und modellierst ihn visuell. Definiere dabei die Aufgaben und Rollen im Prozess. Du kannst die Aufgaben ganzen Teams zuweisen, sodass Du keine spezifische Person auswählen musst, die die jeweilige Aufgabe bearbeiten soll.
Prozess anwenden und testen: Sobald der Prozess aktiv wird, wird er zu einem dynamischen Workflow. In dieser Phase solltest Du testen, wie effektiv er ist. Stellst Du fest, dass Aufgaben oder Beteiligte fehlen, kannst Du sie in diesem Schritt hinzufügen. Teste den Prozess am besten, bevor er in einer ganzen Abteilung eingeführt wird.
Prozess überwachen und optimieren: Anforderungen an Prozesse können sich mit der Zeit ändern. Daher ist es wichtig, dass Du sie regelmäßig überwachst. Das ermöglicht es Dir und Deinem Team, effektiver und produktiver zu arbeiten. Stellst Du fest, dass Workflows an bestimmten Stellen steckenbleiben, gilt es den Prozess zu optimieren. In vielen Fällen hilft es, Geschäftsprozesse zu automatisieren und manuelle Aufgaben zu vermeiden. So nutzt Du die Ressourcen Deiner Mitarbeitenden optimal.
Was ist eine BPM-Software?
Die exakte Verwaltung von Prozessen kann schwierig sein. Unternehmen müssen sich oft mit
schwerfälligen Prozessen herumschlagen, weil nicht genug Zeit oder Ressourcen vorhanden sind, um sie zu standardisieren. Dies führt zu ineffizienten Workflows, die Zeit und Ressourcen vergeuden. Eine Business-Process-Management-Software hilft, den Überblick zu bewahren.
Dabei handelt es sich um ein Tool, mit dem sich Geschäftsprozesse darstellen und erfassen lassen. Dadurch kannst Du bestehende Prozesse automatisieren oder optimieren. Denn alle Schritte sind nachvollziehbar und lassen sich stetig anpassen. Eine Geschäftsprozessmanagement-Software bietet Dir zudem die Möglichkeit, Optimierungspotenziale vorab zu erkennen.
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