Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) ist heute ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation. Sie ermöglicht es Unternehmen, Prozesse effizienter zu gestalten, Ressourcen zu schonen und Fehler zu minimieren. Ein zentraler Aspekt hierbei ist die Einbindung externer Dienstleister oder Partner. Unternehmen arbeiten zunehmend mit externen Teams zusammen, sei es in der Logistik, im Kundenservice oder bei IT-Dienstleistungen. Doch wie lassen sich diese externen Akteure nahtlos in interne Prozesse integrieren?
Hier kommt ein zentraler Lösungsansatz ins Spiel: dynamische, no-code Formulare im Zusammenspiel mit der Business Process Automation Software FireStart.
Was ist Business Process Automation?
Business Process Automation beschreibt den Einsatz von Technologien, um manuelle, wiederkehrende Prozesse in Unternehmen zu automatisieren. Typische Anwendungsbeispiele reichen von der automatischen Rechnungsverarbeitung über Workflow-Automatisierung bis hin zu automatisierten Bestell- und Lieferprozessen. Ziel ist es, Fehlerquellen durch manuelle Eingaben zu minimieren, Prozesse zu beschleunigen und die Effizienz zu steigern.
Der Use Case: Einbindung externer Dienstleister
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern stellt Unternehmen oft vor Herausforderungen. Externe müssen in bestehende Prozesse eingebunden werden, ohne dass dabei der Informationsfluss gestört oder kompliziert wird. Herkömmliche Methoden, wie der manuelle Austausch von Daten über E-Mails oder das Einpflegen von Informationen durch interne Teams, sind nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwändig.
Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen viele Unternehmen auf Business Process Automation in Verbindung mit dynamischen Formularen. Diese ermöglichen es externen Partnern, sich direkt in bestehende Workflows einzuklinken, ohne dass tieferes technisches Wissen erforderlich ist.
Dynamische Formulare: Effizient, flexibel und benutzerfreundlich
Dynamische Formulare sind interaktive Formulare, die sich je nach eingegebenen Informationen oder bestimmten Bedingungen in Echtzeit anpassen können. Sie ermöglichen es, Informationen in einer strukturierten und leicht verständlichen Weise zu erfassen, und bieten gleichzeitig eine benutzerfreundliche Erfahrung, sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Partner.
Die Vorteile dynamischer Formulare
1. Flexibilität:
Externe Dienstleister können in einem dynamischen Formular nur die für sie relevanten Felder ausfüllen, während andere Felder, die für interne Zwecke bestimmt sind, automatisch ausgeblendet werden. Dadurch wird der Prozess vereinfacht und unnötige Komplexität vermieden.
2. Automatische Validierung:
Dynamische Formulare können eingebettete Prüfungen durchführen, sodass nur korrekte und vollständige Daten eingegeben werden. Dies reduziert die Notwendigkeit für Nachfragen und minimiert Fehlerquellen.
3. Einheitlicher Informationsfluss:
Da die Daten direkt in das System des Unternehmens eingespeist werden, ist die Informationsübertragung nahtlos. Manuelle Eingriffe und das Risiko von Übertragungsfehlern werden vermieden.
4. Einfache Integration in Workflows:
Dynamische Formulare lassen sich problemlos in bestehende Workflows integrieren. Sobald ein externer Partner ein Formular ausfüllt, können diese Informationen automatisch in den nächsten Prozessschritt fließen – sei es die Überprüfung durch ein internes Team, die Bearbeitung in einem ERP-System oder die Weiterleitung an einen anderen Dienstleister.
No-Code: Schnelle Umsetzung ohne Programmieraufwand
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Business Process Automation und dynamischen Formularen ist die „No-Code“-Technologie. No-Code-Plattformen ermöglichen es, Automatisierungslösungen und Formulare ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Dadurch können Fachabteilungen ihre eigenen Lösungen entwickeln und direkt in den Prozessen umsetzen, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
Vorteile der No-Code-Lösungen:
- Schnelle Implementierung:
Da keine Programmierung erforderlich ist, können dynamische Formulare in wenigen Stunden oder Tagen erstellt und angepasst werden. Dies reduziert die Time-to-Market erheblich.
- Leichte Anpassbarkeit:
Geschäftsprozesse ändern sich häufig. Mit No-Code-Lösungen können Formulare und Workflows ohne großen Aufwand an veränderte Anforderungen angepasst werden.
- Kostenersparnis:
Durch den Verzicht auf teure Entwicklerressourcen sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Zudem können verschiedene Abteilungen ihre eigenen Workflows anpassen, ohne externe Unterstützung zu benötigen.
- Benutzerfreundlichkeit:
Mit einer einfachen, intuitiven Benutzeroberfläche können externe Partner das Formular mühelos ausfüllen, ohne spezielle Schulungen oder technisches Wissen.
Praxisbeispiel: Die Einbindung eines Logistikdienstleisters
Stellen wir uns vor, ein Unternehmen arbeitet mit einem externen Logistikdienstleister zusammen, um Produkte an Kunden zu liefern. Anstatt manuell mit dem Dienstleister per E-Mail zu kommunizieren, wird ein dynamisches Formular verwendet, das der Dienstleister ausfüllt, um relevante Informationen (wie Lieferzeiten, Fahrzeugtypen und Fahrernamen) zu übermitteln.
Dieses Formular könnte automatisch prüfen, ob alle notwendigen Informationen korrekt eingegeben wurden. Anschließend wird es automatisch an das interne Team zur Überprüfung weitergeleitet, und die Informationen werden in das ERP-System des Unternehmens eingespeist. Der gesamte Prozess erfolgt ohne manuelle Eingriffe, und alle Beteiligten werden in Echtzeit über den Fortschritt informiert.
Fazit:
Dynamische, no-code Formulare als Schlüsselfaktor für erfolgreiche Business Process Automation
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmen. Dynamische Formulare bieten eine elegante Lösung, um externe Dienstleister und Partner effizient in bestehende Workflows zu integrieren. Dank No-Code-Plattformen können solche Lösungen schnell und ohne technisches Vorwissen implementiert werden, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.
Mit diesen Tools können Unternehmen nicht nur ihre internen Abläufe optimieren, sondern auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern auf ein neues Level heben – und das ganz ohne Programmieraufwand.